« Est-ce que quelqu'un aurait un adaptateur d'affichage compatible avec mon portable ? J'ai oublié le mien. »

 

Snackable-Display.pngLes personnes présentes à la réunion regardent subrepticement leur montre. Sept longues minutes s'écoulent avant le début de la réunion et vingt minutes plus tard, quand quelqu'un veut partager son écran, un câble VGA défectueux paralyse une nouvelle fois la réunion. Ça vous rappelle quelque chose ?

 

Les employés d'Intel passent chaque année 17 millions de minutes en téléconférences et bien plus en réunions physiques. Des entreprises du monde entier ont déjà connu « la catastrophe du dongle » qui retarde les réunions car il faut établir des ponts de conférence et connecter plusieurs appareils. Dans son discours liminaire du Microsoft Ignite Event 2015, Gurdeep Singh Pall (le vice-président de l'Office Lync & Speech Group de Microsoft) a déclaré qu'en moyenne, le temps de démarrage d'une réunion était de 13 minutes.

 

Il y a trois ans, quand j'ai été recruté comme directeur de la collaboration et de la productivité informatique chez Intel, ma mission consistait à rendre la collaboration dans l'entreprise plus efficace, plus productive et moins coûteuse. Une des solutions mises au point, l'application Intel® Unite™, a servi de point de départ à une nouvelle approche visant à créer des espaces de collaboration intelligents chez Intel, un sujet développé dans notre récent livre blanc.

 

Quand j'ai commencé, la première étape consistait à identifier les causes multiples et parfois complexes des problèmes. Mon équipe et moi-même avons eu de nombreuses discussions avec les employés d'Intel. Ces discussions m'ont aidé à distinguer trois piliers, trois questions cruciales permettant de trouver une solution efficace :

•              Comment les employés trouvent-ils les outils, les informations et les gens dont ils ont besoin ?

•              Comment les employés collaborent-ils en temps réel lors des réunions ?

•              Comment les employés collaborent-ils quand ils ne sont pas en réunion ?

 

Nous nous sommes rendu compte que dans les salles de conférence, les gens perdaient beaucoup de temps à installer l'équipement physique. Les différents formats, systèmes d'exploitation et modèles faisaient qu'il était souvent difficile de trouver les bons câbles et dongles. Nous avons d'abord étudié uniquement les solutions sans fil, puis nous avons élargi notre champ d'étude pour inclure les tableaux blancs interactifs, la recherche de salles de conférence inoccupées, la vidéoconférence, l'utilisation d'outils sociaux, et bien plus.

 

En clair, ce dont nous avions besoin, c'était une plate-forme simple à utiliser, extensible à de nombreux appareils et usages, mais aussi RAPIDE. Puisqu'il n'y avait aucun produit sur le marché qui répondait à ces exigences, nous avons commencé à travailler avec les unités commerciales d'Intel pour développer une solution bon marché prenant en charge plusieurs systèmes d'exploitation. Il fallait également que la solution prenne en charge la gestion à distance avec la technologie d’administration active Intel® (une composante de la technologie Intel® vPro™).

 

En quelques mois à peine, nous avons pu tester le premier jet d'un prototype de solution. Et les retours ont été extrêmement positifs. Quand les employés entraient dans une salle de conférence équipée de cette solution, ils voyaient un lien « Cliquer pour rejoindre » à l'écran. Il suffisait de cliquer sur l'URL pour télécharger une petite application (qui se met à jour automatiquement si besoin) et d'entrer un code PIN à 4 chiffres (qui change régulièrement selon la salle pour une question de sécurité), et les participants étaient immédiatement connectés. La réunion pouvait commencer. Les temps de démarrage sont alors passés d'une moyenne de deux minutes à quelques secondes à peine. Les employés appréciaient la simplicité et l'absence de maintenance (aucune mise à jour de pilote ou de microprogramme n'était nécessaire) et la version du système d'exploitation n'avait aucune importance.

 

Snackable-ChatBubbles.pngAujourd'hui, cette solution est au point. Elle est décrite en détails dans notre livre blanc « Collaboration en salle de conférence à l'aide de la technologie Intel® vPro™ ». Elle équipe environ 100 salles de conférence, un chiffre qui s'élèvera à 350 à la fin du mois de juillet. En fait, la demande des employés pour ce type de solution semble augmenter continuellement, ce qui constitue une très grande satisfaction pour un professionnel de l'informatique.

 

Nous sommes passionnés par l'élaboration de solutions à la fois faciles à utiliser et robustes, quel que soit l'espace physique partagé. Grâce à l'utilisation de l'application Intel® Unite™, moins de câbles sont susceptibles d'être endommagés par l'usure Le mini PC discret Intel® NUC peut alors être rangé à l'abri derrière le panneau d'affichage ou sous la table, ce qui en fait une solution peu encombrante, robuste et fiable.

 

Je suis vraiment heureux d'avoir participé au développement d'une solution informatique qui résout un problème de collaboration courant et que les gens apprécient. J'aimerais savoir comment les autres organisations informatiques abordent les défis liés au domaine de la collaboration. Alors que l'application Intel® Unite™ se répand dans notre secteur d'industrie, je serais également intéressé par tout commentaire ou suggestion d'amélioration. N'hésitez pas à partager vos commentaires avec moi et à rejoindre la conversation sur le réseau de pairs.