Firmám dnes chybí především kultura inovací. Zvládají efektivně provádět stávající procesy, nikoliv vytvářet nové. Lidé v rámci své pracovní náplně zajišťují chod firmy a za to jsou také odměňováni. Transformace vyžaduje toto všechno změnit. Prostředkem, jak ve firmách zavést kulturu inovací, je především mix technologií a firemní kultury, od definice procesů až po takové zdánlivé podružnosti jako design kanceláří.

 

Technologie samy o sobě nestačí. Nasadit špičkový ERP nebo CRM systém není k ničemu, pokud ho lidé nebudou ochotni používat, protože jim přijde příliš složitý. Častou brzdu inovací představují zaběhnuté postupy, procesy i chování uživatelů. Zaměstnanci např. nový systém běžně používají k základním úkonům, které se naučili v minulé verzi, takže upgrade nepřinese očekávanou inovaci a předpokládaný růst produktivity.

 

Podniky samozřejmě inovace zavádět nějak zvládají, jinak by na trhu nepřežily. V čem je tedy problém? Firmy si totiž zvykly čelit především klasickým konkurentům, nyní však přicházejí nové obchodní modely, které zcela rozvracejí stávající trh. I k tomu samozřejmě docházelo již v minulosti, kdy mizela i celá průmyslová odvětví, nyní jsou ale podobné procesy mnohem rychlejší. Dobře viditelné příklady představují společnosti jako je půjčovna automobilů fungující formou sdílení Zipcar, webová služba zprostředkující ubytování Airbnb a taxislužba Uber. Na rozdíl od souboje s klasickou konkurencí současné podniky s podobnými proměnami trhu nemají zkušenost. Velikost firmy ani doba, po kterou působí na trhu, ji proti těmto trendům nedávají žádnou výhodu – minulý úspěch není žádnou zárukou přežití do budoucna.

Problémem bývá efektivní spolupráce v globálních měřítku, vytvořily se pomalé procesy rozhodování, složitá hierarchie a statické struktury řízení. Ve firmě je obrovské know-how, ale zaměstnanci mají problém se k příslušným informacím dostávat.

 

widi man.jpg

 

Technologie pro transformaci

I když technologie nejsou samospasitelné, existuje zde určitá „technologická suma“ či „transformační balíček“, bez nichž se vytvoření inovační kultury neobejde. Odborníci se celkem shodují na tom, že technologické minimum dnes zahrnuje hlavně mobilitu, cloud, sociální nástroje a pokročilou analytiku.

 

- Mobilita souvisí především s flexibilitou, podporuje práci z domova, ale i efektivní fungování v terénu. Zaměstnání je již chápáno jako soubor úkolů, ne povinnost být určitý čas na určitém místě. Homeworking samozřejmě nepředstavuje univerzální řešení, a to z pohledu samotných zaměstnanců ani firem. Šéfka Yahoo Marissa Mayerová dokonce práci z domova regulérním zaměstnancům nedávno zakázala s tím, že cenné nápady vznikají při neformálních diskusích. Z domova lze podle ní plnit rutinní úkoly, ale toto prostředí nepodporuje inovace.

- Sociální technologie znamenají cokoliv, co umožňuje lidem efektivně a přirozeně komunikovat, a to jak v rámci podniku, tak i se zákazníky či partnery. Samotná technologie je vedlejší, může zahrnovat nejen klasické sociální sítě či nástroje pro spolupráci, ale i videokonference, blogy a samozřejmě běžný e-mail a telefon. Tyto všechny komunikační kanály by však měly být integrované. Lidé i v zaměstnání preferují technologie a uživatelská rozhraní, s nimiž mají zkušenosti mimo práci.

- Analytika. V minulosti byly systémy většinou rozděleny na živá data, nad nimiž se prováděly transakce, a starší kopie využívané k analýzám a modelování. Mělo to řadu důvodů, technologická omezení jsou však dnes již překonána. Proces rozhodování se výrazně zlepší, když lidé budou moci v reálném čase přistupovat k aktuálním datům. Může to mít řadu podob, buď pouze sdílení dat a jednoduché modelování pomocí klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI), nebo na druhé straně složité modely a nástroje, jako je Hadoop, big data a strojové učení.

- Cloud umožňuje přístup k datům bez toho, že by uživatele omezovalo jejich konkrétní fyzické umístění. Z pohledu IT oddělení to samozřejmě znamená i odlišný způsob zajištění IT služeb, např. v podobě softwaru jako služby (SaaS). Prostředí cloudu by mělo jít snadno řídit, data jednoduše sdílet, vše je realizováno na vyšší úrovni abstrakce – a to ať už jde o veřejný nebo soukromý cloud. Zrychlit by se měl i vývoj nových aplikací a jejich nasazování. Řada studií dává flexibilitu do souvislosti především a modelem hybridního cloudu a pojetím platformy jako služby (PaaS).

 

Nové s sebou samozřejmě přinášejí také rizika. Často zmiňován je trend BYOD, tj. používání soukromých mobilních zařízení zaměstnanců pro pracovní účely. Výsledkem může být narušení bezpečnostních politik, ohrožení citlivých dat i vznik dalšího vektoru, kudy útočníci mohou proniknout do podnikové sítě. Podobně se nedávno začala používat i analogická zkratka BYOC (bring your own cloud), když lidé pro pracovní potřeby používají soukromé aplikace typu Dropboxu nebo Gmailu. Opět se tím komplikuje kontrola IT oddělení nad celým ekosystémem, někdy se v této souvislosti mluví i o vzniku stínového IT. Důležité je, že jakkoliv odůvodněné restrikce těchto trendů mohou být v konečném důsledku kontraproduktivní.

 

Základ kultury inovací

Technologie však představují pouze jeden z faktorů pro digitální transformaci, významnou roli hraje i samotné pracovní prostředí. Průzkumy Intelu například ukazují, že u většiny klasických stolů v kancelářích běžně nikdo nesedí, lidé se namísto toho procházejí a diskutují nebo se scházejí v konferenčních místnostech.

 

Mobilita, cloud či technologie sociálních sítí mají paralelu i v chování zaměstnanců. Statické pracovní prostředí nevyhovuje, všichni by měli být propojeni se všemi. Opačným, velmi častým případem jsou informační sila, tedy izolace; může jít o důsledek zastaralých technologií, ale stejně tak i navržených procesů a chování lidí, prostě firemní kultury, jejíž součástí je i design pracoviště.

 

Jak bude vypadat kancelář budoucnosti

Protože činnosti prováděné zaměstnanci jsou variabilní, stejně tak by měly na pracovišti být k dispozici prostory řady typů – klasický open space, místa určená pro jednání či relaxaci nebo oddělené „telefonní budky“. Na metr čtvereční je takové uspořádání oproti klasickému samozřejmě dražší (a navíc pro daný počet zaměstnanců může být třeba i větší prostor, a to bez ohledu na homeworking), ale vyplatí se s ohledem na produktivitu a mělo by pomoci lidem získat pracovní návyky inovační kultury. Nová vlastní budova nebo pronájem dalších prostor lze chápat prostě jako cenu za tuto transformaci. Konkrétně by prostory měly maximálně podporovat například videokonference a snadné sdílení dokumentů. Pokud během jednání někdo píše na tabuli a všichni přítomní si obsah snímají mobilem, něco je špatně.

 

Kancelář budoucnosti by měla podporovat personalizaci: lidé chtějí mít možnost pracovat odkudkoliv a kdykoliv, používat k tomu zvolené aplikace a zařízení (viz koncepty BYOD a BYOC výše) a stejně tak si uspořádat i pracovní prostor ve firmě. Změna prvků kanceláře by měla být podobně jednoduchá jako uspořádání ikon na pracovní ploše počítače. Pro různé činnosti jsou vhodná různá prostředí, ale není přitom vždy nutné přesouvat se ve firmě sem a tam. Dnešní technologie umožňují např. snadno měnit osvětlení z teplého na studené. Důraz na design podporují bezdrátové technologie, tedy koncept, kde technologie je maximálně „skrytá“, což může obnášet třeba i senzory a ovládací prvky ve zdech. Potřebu kabelů omezuje možnost bezdrátového nabíjení nebo použití stejných prvků pro přenos energie a dat.

 

Lze shrnout, že transformace by měla vytvořit pracovní prostředí, které odpovídá tomu, jak lidé řeší své úkoly a co jim může tyto činnosti usnadnit. A konkrétně kancelář moderní firmy by měla být místem, kde se lidé cítí příjemně a kam i v éře mobilních technologií a homeworkingu přicházejí rádi.